Combien de temps devez-vous conserver vos factures ?

  • D’un point de vue fiscal : les contrôles fiscaux des entreprises ne concernent que l’année en cours et les 3 derniers exercices clos. Toutefois l’administration impose une conservation de 6 ans des factures
  • D’un point du vue commercial : sauf dans des cas spécifiques (garantie décennale dans le bâtiment par exemple), la prescription des opérations entre commerçant est de 5 ans
  • D’un point de vue comptable : la règle de conservation est de 10 ans

En conclusion : conservez vos factures et les documents relatifs (commande, bon de livraison et document de transport) au minimum 10 ans. Si vous le pouvez, conservez les le plus longtemps possible. En effet il n’est pas rare d’avoir besoin de « vieux documents » pour prouver certains faits. D’expérience, c’est parfois celui qui a conservé le plus longtemps et le plus sérieusement des documents qui disposent d’un avantage certain sur l’autre partie.

Il n’y a rien de plus frustrant de « perdre » un litige (fiscal, commercial…) parce que l’on ne dispose plus de pièce pouvant prouver un achat, une relation commercial régulière ancienne etc…

Enfin ne perdez pas de vue que la facture seule ne suffit pas. Vous devez conserver les documents relatifs : bon de commande, bon de livraison et document de transport. Cela permet de prouver la réalité complète d’une opération (l’acceptation du client, la réalité de la livraison et le lieu de livraison, les dates). Si la place manque, il est possible de numériser les documents toutefois :

  • avant 6 ans, il convient de respecter les préconisations de l’administration fiscale sur ce sujet (voir loi 2016 1918 du 29/12/2016)
  • dans tous les cas, le système de sauvegarde informatique de l’entreprise doit être d’une grande fiabilité

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